19. mars 2020

Slik lager du fremtidsbilder for din bedrift

Tekst: Terje Male, partner, Varde Hartmark

Vi vet vi står overfor en kraftig urbaniseringstrend. Raskere digitalisering,
robotisering og elektrifisering. Dette vil snu opp ned på spillereglene for de
aller fleste virksomheter. I et slikt landskap, når usikkerheten er stor, er utvikling
av fremtidsbilder en egnet metode for å stille bedre rustet i møtet med
fremtidige utfordringer.

Dette er ikke en ny bloggpost om at du som leder må innovere, “frem i skoene” og digitalisere virksomheten. Det har du nok allerede hørt og lest om tidligere.

I stedet ønsker jeg å dele hvordan vi benytter fremtidsbilder og veikart når vi utvikler strategier for våre kunder. Målet er å være så konkret som mulig, slik at du selv kan anvende metoden i din bedrift. Jeg har selv hatt stor glede av å bruke fremgangsmåten både som leder i et av Norges største handelshus og som konsulent.

 

I denne artikkelen vil du lære:
  • Hvordan usikkerhet kan bli en ressurs og brukes for å ta strategiske beslutninger

  • Hvordan analysen din blir en god beredskapsbank

  • Hvorfor du bør fremstille ulike fremtidsbilder

  • Utvikling av veikart som skisserer veien mot framtidsbildene

  • Fremtidsbilder: Steg for steg

 
Derfor er usikkerhet viktig i strategisk beslutningstaking

Forstår og håndterer du usikkerhet bedre enn konkurrentene kan virksomheten din oppnå konkurransefortrinn.

Usikkerhet oppstår når bedriften eller bedriftens ledelse ikke har fullstendig informasjon om hendelser og aktiviteter i omgivelsene. Når bedriften ikke har tilfredsstillende kunnskap om omgivelsesbildet er den heller ikke i stand til å vurdere hvilke konsekvenser endringer i omgivelsesbildet kan føre til. Dermed kan den heller ikke beslutte hvilke tiltak som bør settes inn for å utnytte muligheter eller møte potensielle trusler som kan oppstå i kjølvannet av endrede omgivelser.

I teorien skilles det mellom tre ulike former for usikkerhet knyttet til strategisk beslutningstaking:

1. Tilstandsusikkerhet: Usikkerhet knyttet til hva som skjer i omgivelsene, altså de endringer som finner sted i makro- eller mikro forholdene.

For eksempel: Hva slags innvirkning vil krav til miljø og urbanisering ha på virksomheten din? Hvordan vil endret kundeetterspørsel og nye konkurrenter påvirke deg?

 

2. Virkningsusikkerhet: Usikkerhet med tanke på å kunne forutsi hvilke konsekvenser endringsdriveren vil kunne ha på den spesifikke virksomheten.

 

For eksempel: Vil krav til miljø og bærekraft kunne resultere i nye reguleringer og lover? Og hvordan vil det eventuelt påvirke deg?

 

3. Responsusikkerhet: Usikkerhet i forbindelse med hvilke handlingsalternativer bedriften har og når det er trolig at endringen vil inntreffe.

For eksempel: Bransjen har fått ny regulering, hvilken handlingsalternativer har du til dette? Og har virksomheten nødvendig kompetanse, kapasitet og kapital for å gjennomføre nødvendige endringer?

 

Bruk analysen som en beredskapsbank

Selv om fremtiden er uforutsigbar, er den ikke “utenkbar”. Det er mulig å forestille seg hvordan fremtiden kan komme til å se ut. Organisasjonen må tenke igjennom spørsmål som «hva kan skje» og «hva hvis».

 

En scenarioanalyse må ha et klart beslutningsformål som utgangspunkt. Det er viktig allerede innledningsvis å avklare:

 

• Hva skal besluttes?

 

• Hvilke strategiske spørsmål skal vi ha svar på?

 

• Hvilken tidshorisont skal fremtidsbildene spenne over (3,5,7 eller 10 år)?

 

Deretter må variabler som man mener vil forme utviklingen kartlegges. Bruk gjerne to dimensjoner:

 

1. Makrovariabler: Gjerne ved et «PEST» rammeverk (Political, Economical, Social og Technological).

 

2. Mikrovariabler: Gjerne “Porters 5-krefter” (Kunder, Leverandører, Substitutter, Inntrengere og Konkurrenter).

 

Eks: Er det sannsynlig at din leverandør i fremtiden vil hoppe over forhandlerleddet og selge B2C?

 

Scenariobygging eller utvikling av fremtidsbilder kan på denne måten benyttes for å håndtere usikkerhet og drive innovasjon. Når det uforutsette oppstår har organisasjonen ved hjelp av fremtidstenking og fremtidsbilder bygget opp en handlingsberedskap.

 

Og beredskapen bygger du slik:

 

• Reduser tilstandsusikkerheten: Avdekk relevante usikkerhetsmomenter i samfunnsutviklingen, og bruk disse til å utvikle sannsynlige fremtidsbilder av tenkte virkeligheter.

• Reduser virkningsusikkerheten: Etabler forståelse av hvordan de tenkte virkelighetene kan påvirke bedriftens virksomhet.

• Reduser responsusikkerheten: Vurder hvordan bedriften skal reagere og kartlegg hvilke ressurser som må settes inn, enten for å utnytte muligheter, eller for å forberede seg på mulige trusler endringsdrivere kan bidra til å skape.

 

Sørg for å vise flere bilder av fremtiden

Når mulige endringsvariabler er kartlagt er det viktig å sortere driverne etter viktighet og grad av usikkerhet. Eliminer de mindre relevante faktorene, bland det usikre med det sikre og bruk dette grunnlaget til å forme mulige fremtidsbilder.

 

Fremtidsbildene som tegnes opp bør være arketypiske. Det vil si: De må illustrere ulike bilder av fremtiden, ikke bare variasjoner av det samme bildet.

 

Et godt tips kan være å bruke de sikreste endringsvariablene, og ta ut variasjonen på de mer usikre variablene. Sørg for at det samlede bildet som tegnes opp spenner over et vidt mulighetsrom. Altså, det er viktig at du er forberedt på flere mulige utfall og eventualiteter.

 

Still deg igjen spørsmål som «Hva kan skje?» og «Hva hvis» når du gjør denne øvelsen.

 

Det er også et poeng at alle bildene er like sannsynlige og like grensesprengende. En ganske vanlig fallgruve er å utvikle ett sannsynlig og flere mindre sannsynlige scenarier. Da blir det lett å velge det mest sannsynlige alternativet, og glemme de andre. Det vil jeg ikke anbefale.

 

Kombiner fremtidsbildene med veikart:

Fremtidsbilder som strekker seg 5-7 år fram i tid kan være utfordrende for innovasjonstakten. Det kan være vanskelig å tenke så langt frem. Derfor anbefaler jeg å lage et veikart frem mot hvert enkelt scenario.

Veikartene skal tydelig vise hvilke variabler og hendelser og når de mulig slår til.

Ved å presisere når nødvendige innovasjoner må være klare, sikrer du fortgang i prosessen.

 

Veikartene retter fokus på:

• Utvikling av nødvendige innovasjoner (nye produkter, teknologi etc)

• Hvilke egenskaper bedriften må utvikle og forsterke? Når må disse være klare? (teknologi, kompetanse, tjeneste og produktkatalog etc.)

• Hvilke handlingsalternativer bedriften har (organisasjonens kapitalbehov, kompetanse, infrastruktur og nettverk etc.)

Det betyr at veikartene blir helt avgjørende for å bestemme hvilke tiltak du skal gjøre og når de må være iverksatt for å utnytte mulighetene eller møte fremtidige trusler.

 

Strategiutvikling: Fremtidsbilder steg for steg

 

Fremtidsbilder Steg for steg (1).png

Det er tid for å oppsummere. Følg denne guiden steg for steg for å lage fremtidsbilder:

 

1. Felles forståelse

Start med å etablere en felles forståelse for hva fremtidsbildene skal brukes til. Deriblant hvilke strategispørsmål skal de besvare, og tidshorisonten de skal spenne over.

 

2. Sett sammen et team
Sett sammen et tverrfaglig team (gjerne med eksterne korrektiv) som en del av arbeidsgruppen.

 

3. Samle informasjon
Gjennomfør en grundig informasjonskartlegging. Hvor står organisasjonen mentalt og hva tenker eksterne aktører? Hvilke forhold er vi rimelig sikre på og hvor er det større grad av usikkerhet?

 

4. Bestem scenarier
Analyser og bestem grunnstruktur for de ulike scenariene. Alle må være sannsynlige og de må spenne over et stort utfallsrom.

 

5. Legg de sikre scenariene i bunn for alle mulighetsbildene
Alle scenariene bør bygge på de faktorene som er sikre og variere på de faktorene hvor det hersker usikkerhet.

 

6. Forstå de usikre elementene
Vær grundig i utforskningen av de usikre elementene. Legg vekt på å forstå hvordan disse kan komme til å påvirke virksomheten.

 

7. Benytt deg å fremtidsbildene
«Besøk de ulike scenariene» Skriv ut strategiske kortversjoner og start med å kartlegge de strategiske konsekvensene for organisasjonen.

 

Har du kommet helt hit, er sjansen stor for at du, i likhet med meg, forstår hvordan endringstakten øker med usikkerheten til fremtiden. Da håper jeg at denne artikkelen kan ha bidratt til å vise deg hvordan bruk av fremtidsbilder kan være et veldig godt verktøy for å redusere usikkerhet og legge gode planer for fremtiden.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin