VHGO er Varde Hartmarks egen plattform for avvikling av digitale møter og konferanser.

Hvordan holde liv i folk gjennom
en hel, digital konferanse?

15. juni 2020

Møter og konferanser var kanskje en langtekkelig affære før. Nå som de for alvor har gått digitalt, er faren enda større for å presse luften fullstendig ut av deltakerne. Så, hvordan kan du unngå dette? Hvordan kan du gjøre ditt digitale arrangement til en suksess?

La oss bare ta det innover oss. Digitale møter og konferanser er kommet for å bli. Hvorfor betale tusenvis for å sende folk på møter i andre land, og hvorfor fly inn medarbeidere fra hele landet for et møte som kanskje bare varer et par timer, når du kjapt og greit kan nå dem, og de deg, med et eneste, lite klikk?

 

Fordelene er rett og slett for mange til å la de digitale møtene gå. Det er kostnadsbesparende, effektivt, det er veldig gunstig for miljøet, og, ikke minst, det tar fra folk unnskyldningene for å ikke delta: Man kan være med fra egen stue, fra hytta, fra solsenga, eller fra den ytterste nøgne ø.

 

Siden 15. mars har vi i Varde Hartmark produsert over 10 ulike digitale møteformater, 100 produksjoner, vi har hatt mer enn 1000 ulike møtedeltakere og 5000 digitale kursdeltakere, med vår egen plattform for digitale møter og kurs, VHGO. 

 

Ved å gjennomføre en konferanse eller et møte digitalt slipper du å bruke tid, penger og ressurser på leie av lokale og unødvendig organisering. I stedet kan du bruke all din tid på det som faktisk er aller viktigst, nemlig innholdet.

 

Under følger våre viktigste tips for hvordan du kan vinne publikums gunst med ditt digitale arrangement:

 

1. Content er (fortsatt) king
Konferanser som gjør det dårlig, har rett og slett for dårlig innhold. Sørg for å kjenne ditt publikum, og gi dem det de vil ha, og enda litt til.

 

2. Det trenger ikke å være perfekt
Folk vil møte folk, ikke roboter. Det er lov å ha personlige øyeblikk med publikum, og å le, av seg selv, eller av andre ting. Det er lov å være spontan, og det er lov å komme med personlige historier for å fremme et poeng. Jo mer polert det hele fremstår, jo kjedeligere blir det. Man vil se menneskelige øyeblikk og følelser. Fjerner du all spontanitet kunne du like godt bare spilt av en video fra Youtube. Ekte saker gir return on investment.

 

3. Det tekniske må ivaretas
Den største utfordringen med å delta i digitale møter er den til tider begredelige bilde- og lydkvaliteten som gjerne preger gjennomføringen. Kameraet virker kanskje tilfeldig plassert og lydkvaliteten er sterkt varierende. Man føler seg kanskje like lurt som man gjorde etter å ha kjøpt en DVD på gata i en europeisk storby på begynnelsen av 2000-tallet. Tilbake på hotellrommet gleder man seg til å ta en titt på storfilmen man kjøpte for en slikk og ingenting, og så viser det seg at den er filmet fra en kinosal med en mobiltelefon med katastrofal kamerakvalitet. Ved å benytte VHGO til dine møter og konferanser, kan du være helt sikker på at dette blir ivaretatt av oss, og vi kan garantere at deltakerne dine får en god opplevelse.

 

4. La deltakerne delta
Interaktivitet er en nøkkelfaktor for å få deltakerne til å føle at de faktisk er deltakere, og ikke bare passive tilhørere. I livekonferanser lar feedbacken seg sjelden vente på, og oppstår gjerne spontant, i form av applaus, spørsmål, eller, i verste fall, buing. I VHGO har vi sørget for en svært smooth løsning, en chatfunksjon, som hele tiden er tilgjengelig i bildet, og hvor deltakerne kan skrive inn kommentarer og spørsmål. Kommentarfeltet er synlig gjennom hele konferansen, så man kan diskutere, og se hvilke andre spørsmål som har kommet opp.

 

5. Kjør avbrekk og workshops i mindre grupper
Sørg for å avvikle det digitale arrangementet så likt et livearrangement som mulig. Ha gruppearbeid, workshops og diskusjoner. Dette kan hjelpe til med å holde engasjementet oppe, og alle får muligheten til å bidra. Vi har hatt stor suksess med dette i vår egen digitale arrangementsavvikling.

 

6. Kort er godt
Vi har vel alle sittet i møter som har dratt ut i noe som virker som det uendelige. I digitale møter er det om mulig enda viktigere enn ellers å holde seg til poenget, og sørge for at all informasjonen som kommer er relevant, også for å hindre at folk faktisk forlater møtet. Hvilke deler av innholdet ditt er egentlig mest av alt tenkt å skulle fylle tiden helt ut? Fjern alt dette.

 

7. Inkludér tid til nettverking
Rosinen i pølsa ved fysiske konferanser er at man får mulighet til å treffe andre, mingle, og utveksle erfaringer. Legg inn tid til dette også i dine digitale konferanser! I VHGO kan vi lage diskusjonsgrupper og minglerom, og man har mulighet til å sende meldinger og diskutere med de andre deltakerne.

 

8. Ikke glem underholdningen
Sørg for at din digitale konferanse blir så morsom som mulig. Kjør quiz, sjekk hvor mye deltakerne har fått med seg, og premiér vinneren. Ha pauseinnslag og konkurranser om hvem som kan komme med den beste løsningen på et problem. Som nevnt innledningsvis, det er kun kreativiteten som setter grenser.

 

9. Content er kanskje king, men design is queen
Freshe kulisser, fine omgivelser og pent designede presentasjoner er et must. Med VHGO kan du være sikker på at du får alt dette, og mer til. Mange av disse rådene virker kanskje selvsagte, og ingenting er rocket science. Med litt kreativitet er det få utfordringer man ikke kan løse.

 

Ved å benytte VHGO til dine konferanser kan du være helt sikker på at det teknologiske blir ivaretatt, eller du kan bruke tipsene til å gjennomføre helt på egen hånd.

 

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål.

 

Lykke til!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin